Nutzen Sie das digitale Onboarding, um Ressourcen zu sparen und neue Mitarbeiter gebührend zu empfangen.
Inhaltsübersicht
- 1 Was ist digitales Onboarding?
- 2 Onboarding Digital: Perfekte Integration neuer Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag
- 3 Professionelles Onboarding sorgt für gesunde und motivierte Mitarbeiter
- 4 Die Vorteile von Onboarding Programmen
- 5 Mitarbeiter ohne PC erreichen mit unserer Onboarding-App
- 6 Unser Digitales Onboarding Tool – Die Funktionen der App
- 7 Die vielfältigen Trainingsfunktionen der keelearning Onboarding Software
- 8 10 Schritte für erfolgreiches digitales Onboarding
- 9 Onboarding Digital: Die nützliche Checkliste downloaden
- 10 Beispiele und Phasen für den digitalen Onboarding-Prozess
- 11 Entscheiden Sie sich für professionelles Onboarding Digital mit keelearning
Was ist digitales Onboarding?
Die Definition
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist stets eine anspruchsvolle Aufgabe. Es geht dabei nicht nur darum, ihnen ihre neuen Tätigkeiten näher zu bringen. Die neuen Mitarbeiter müssen ebenfalls in die Unternehmenskultur, die verschiedenen Teams und die Abläufe des Unternehmens integriert werden. Denn die soziale Integration neuer Mitarbeiter in ein bestehendes Team ist wichtig.
Heutzutage können Personalverantwortliche jedoch auf digitale Lösungen zurückgreifen, die den Einarbeitungsprozess vereinfachen und effektiver gestalten. Dies wird als digitales Onboarding bezeichnet. Dabei erfolgt die Einarbeitung vollständig digital und verläuft teilweise automatisiert. Traditionelle Offline-Elemente wie gedruckte Checklisten sind nicht mehr erforderlich. Das trifft ebenso auf das Offboarding zu.
Beim digitalen Einarbeitungsprozess haben Personalverantwortliche die Möglichkeit, den Onboarding-Vorgang mühelos im Backend des Systems zu steuern. Sie können sowohl festgelegte Einarbeitungsabläufe als auch maßgeschneiderte Programme für einzelne Mitarbeiter entwickeln. Die Benutzeroberfläche lässt sich häufig an die Corporate Identity des Unternehmens anpassen.
Sobald die Mitarbeiter sich im System oder der mobilen Anwendung anmelden, erhalten sie ihren individuellen Einarbeitungsfahrplan, der alle erforderlichen Schulungen und Schritte umfasst. Diese Aufgaben können sie innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens erledigen. Zudem dient das Tool als zentrale Anlaufstelle, wo sie stets alle relevanten Informationen und Dokumente für ihren Start abrufen können.
Onboarding Digital:
Perfekte Integration neuer Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag
Der erste Arbeitstag beginnt mit den Fragen, die sich vermutlich jeder neue Mitarbeiter stellt:
Unser Tipp:
Starten Sie mit einem zielgerichteten digitalen Onboarding und dem Informationsfluss schon vor dem ersten Arbeitstag, beispielsweise mit einer Onboarding-App. So bauen Sie frühzeitig Bindung zu Ihren neuen Mitarbeitern auf und sorgen für eine perfekte Integration neuer Mitarbeiter.
Onboarding ist in der Theorie nur der englische Begriff für die systematische Einarbeitung von Angestellten. In der Praxis kann ein strukturierter Onboarding-Prozess aber mehr, als Mitarbeitern zu zeigen, was sie zu tun haben.
Professionelles Onboarding sorgt für gesunde und motivierte Mitarbeiter
So erreichen Sie durch professionelle digitale Tools im Idealfall auch:
Die Vorteile von Onboarding Programmen
Sie werden überrascht sein, wie viele Vorteile ein digitales Onboarding bereithält und das nicht nur für neue Mitarbeiter.
Sie werden überrascht sein, wie viele Vorteile ein professionelles Onboarding digital bereithält und das nicht nur für neue Mitarbeiter. Wer den Onboarding-Prozess mit digitalen Methoden begleitet, der ermöglicht nicht nur seinen Mitarbeitern zahlreiche Vorteile – vielmehr profitiert das Unternehmen auch selbst. Durch automatisierte Prozesse wird Zeit eingespart, die Kosten der Einarbeitungszeit werden reduziert und die Personalabteilungen haben stets alle wichtigen Dokumente, Kontaktdaten und Unterlagen zentral an einem Ort. Einheitlichkeit und Aktualität statt Papierchaos:
eine Onboarding-App kann die Vielzahl an Handouts und E-Mails ersetzen und Überblick schaffen. Als Arbeitgeber treten Sie damit also von Tag 1 an professionell auf, steuern das digitale Onboarding zentral und sind dank Feedback-Funktion jederzeit für die neuen Angestellten da – ganz unabhängig von Ort und Zeit. Mobil und flexibel. Als besonderes Add-On können Sie Ihre Mitarbeiter außerdem durch einen Gamification-Ansatz zusätzlich motivieren: Eine Quiz-Funktion ermöglicht es, Wissen gegeneinander abzufragen und in kleinen Einheiten zu verinnerlichen.
Mitarbeiter ohne PC erreichen mit unserer Onboarding-App
Da nicht alle Mitarbeiter Zugriff zu einem Desktop-PC haben, gibt es das keelearning-LMS auch als App für iOS und Android. Sie erhalten also mehr, als nur eine Onboarding-App. Für den Zugang ist nicht einmal eine E-Mail-Adresse notwendig – unser Voucher-System macht es möglich. Damit profitieren wirklich alle Mitarbeiter im Onboarding-Prozess, von Weiterbildungsmaßnahmen, Know-How-Transfer und das immer und überall über ihr Smartphone.
Unser Digitales Onboarding Tool – Die Funktionen der App
Die intuitive Onboarding-App lässt sich optimal im Alltag einsetzen und macht Ihre Mitarbeiter im Rekordtempo startklar.
Die Onboarding-App unterteilt sich in die wesentlichen Bereiche Wissen, Training und interne Kommunikation. So dient die App in Form einer vollwertigen E-Learning bzw. Onboarding Software dazu, dass Wissen gebündelt zur Verfügung zu stellen: beispielsweise zu Fachthemen, aber auch zu einfachen Abläufen wie Regelungen im Urlaubs- und Krankheitsfall, Kontaktdaten zu wichtigen Ansprechpartnern und Informationen zu den Produkten und Arbeitsabläufen.
Onboardingkurs-Vorlagen
Sie müssen nicht alleine an alles denken: starten Sie mit der Onboardingkurs-Vorlage. Diese beinhaltet diverse Themenbereiche: von Willkommens-Nachrichten für den ersten Tag, über organisatorische Unternehmensregelungen bis hin zu Unterweisungs-Themen zu Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Die Vorlagen sind selbstverständlich editierbar. Sie haben sowohl die Möglichkeit, Kapitel zu löschen, die Sie nicht benötigen, Texte zu überschreiben oder neue Lerneinheiten hinzuzufügen, die individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.
Kurse aus Bibliothek zweisen
Ihrer Verpflichtung als Arbeitgeber, Mitarbeiter ausreichend zu Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu unterweisen, war noch nie so einfach nachzukommen. Unsere kostenlose Kursbibliothek beinhaltet alle wichtigen Unterweisungsthemen wie Arbeitssicherheit, Brandschutz, Datenschutz, IT-Sicherheit und noch viele mehr. Wählen Sie die für Sie passenden Kurse aus und teilen Sie diese Ihren neuen Mitarbeitern zu.
Indiviuelle Aufgaben zuweisen
Während der Einarbeitung geht es auch darum, sich neue Sachverhalte durch praktische Übungen oder Recherche anzueignen. Weisen Sie Ihren Mitarbeitern hierfür Aufgaben zu. Die erledigten Aufgaben können direkt als Anhang in den Kurs hochgeladen und kommentieren werden. Als Administrator werden Sie über den Aufgabenstand informiert und können Ihrem Mitarbeiter darauf anworten.
Die vielfältigen Trainingsfunktionen der keelearning Onboarding Software
Je komplexer das Tätigkeitsfeld, desto wichtiger ist die Trainings-Funktion. Hier können beispielsweise anhand von Karteikarten oder spielerisch im Quiz-Format Inhalte in der Onboarding-App erlernt werden. Dank künstlicher Intelligenz wird dabei jeder Mitarbeiter an seinem individuellen Lernstand abgeholt. Zur internen Kommunikation dient die Newsfunktion, über die wichtige Informationen per Push-Nachricht rausgegeben werden können. Zudem wird ein Feedback ermöglicht – auf Wunsch komplett anonym.
Unabhängig davon, ob Sie die kostenlosen Onboardingkurs-Vorlagen für die schnelle Erstellung Ihrer digitalen Kurse und Unterlagen nutzen, Ihre Kurse per Autotranslate in wenigen Minuten übersetzen lassen oder Remote-Onboarding betreiben möchten – die Onboarding-App ist eine All-in-One Lösung und zugleich eine Onboarding Plattform für Unternehmen, womit Sie Ihre Vorstellungen eines digitalen Onboardings in die Tat umsetzen können.
10 Schritte für erfolgreiches digitales Onboarding
1. Festlegen, welche Ziele mit dem Onboarding digital erreicht werden sollen
2. Definieren, was die Zielgruppe vom Produkt erwartet
3. Demo-Termine vereinbaren und Onboarding-Apps testen
4. Auf Individualisierbarkeit in Sachen Design und Funktionen achten
5. Funktionsumfang festlegen
6. Sich für einen Anbieter entscheiden
7. Lerninhalte erstellen (lassen)
8. Strategie für die Kommunikation über die App festlegen
9. Feedback von den Nutzern einholen
10. Ggf. Inhalte oder Funktionen der Onboarding-App anpassen
Onboarding Digital: Die nützliche Checkliste downloaden
Damit Sie nicht von Null beginnen müssen und gleich mit einem strukturiertem Einarbeitungsprozess in Ihrem Unternehmen starten können, haben wir für Sie eine Checkliste erstellt, die Sie hier gratis herunterladen können:
Beispiele und Phasen für den digitalen Onboarding-Prozess
Das professionelle Onboarding beginnt in der Regel immer nach ähnlichen Abläufen und wird selbstverständlich begleitet durch persönliche Maßnahmen. Drei Phasen sind dabei entscheidend:
Vorab ist es wichtig, den Angestellten in der App bereits sämtliche Unterlagen zum ersten Arbeitstag zur Verfügung zu stellen: zur Anreise, der Uhrzeit, der Kontaktperson, an die sie sich wenden sollen, etc. Außerdem können auch schon Einblicke in Sachen Arbeitgeberattraktivität gegeben werden.
- Wovon profitiert der Mitarbeiter?
- Worauf darf er sich besonders freuen?
- Wo kann er Mittagessen?
- Welche regelmäßigen Firmen-Veranstaltungen erwarten den Mitarbeiter?
- Gibt es Brückentagsregelungen oder ähnliches?
Im zweiten Schritt folgt ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag: von der Begrüßung über eine Vorstellung der Kollegen bis hin zum Kennenlernen von Arbeitsplatz, Arbeitsabläufen und Zugängen für notwendige Systeme o.ä. Die App kann den Mitarbeiter durch die Bereitstellung bestimmter Unterlagen unterstützen und räumt Spielräume ein, falls nicht den gesamten Tag jemand persönlich Zeit für die Einarbeitung hat. Des Weiteren kann mit einer Onboarding-Plattform direkt der Plan für die erste Woche definiert werden:
- Was sind erste Aufgaben?
- Welche Einführungen gibt es?
- Wie sieht der Zeitplan aus?
- Welche Kollegen sollte er kennenlernen?
- Wie gestaltet sich das Tätigkeitsfeld generell?
Die Phase zuvor und die erste Woche tragen nachweislich dazu bei, ob ein Mitarbeiter langfristig zufrieden ist oder nicht. Eine App kann in diesem Punkt also gute Dienste leisten. Je nach Aufgabenfeld kann das Onboarding zwischen wenigen Wochen und einigen Monaten dauern.
Auch im Anschluss kann die App zur Mitarbeiterbindung und Motivation beitragen: Wo zu Beginn per Quiz- oder Karteikartenfunktion gelernt wird, wie groß das Unternehmen ist oder was die spezifischen Eigenschaften der Produkte sind, welche Pausen- und Urlaubsregelungen es gibt und welche Ansprechpartner für welche Themen zuständig sind, kann später das Fachwissen vertieft werden.
Entscheiden Sie sich für professionelles
Onboarding Digital mit keelearning
