Onboarding App für effiziente Einarbeitung

Onboarding Definition: Onboarding bezeichnet die strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und deren Integration ins Unternehmen. Hierbei steht die fachliche Einarbeitung an erster Stelle. Ebenso wichtig sind schnelle Einsatzfähigkeit und ein möglichst präzises Bild des Aufgaben- und Verantwortungsbereichs.

Auch organisatorische Aspekte können Mitarbeitende motivieren: der unkomplizierte Vertragsabschluss, das Kennenlernen der Unternehmens-Benefits, aber auch Fragen zu Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung lassen sich im Rahmen des Onboardings klären.

Gut zu wissen: Onboarding ist in der Theorie nur der englische Begriff für die systematische Einarbeitung von Angestellten. In der Praxis kann ein strukturierter Onboarding-Prozess aber viel mehr, als Menschen zu zeigen, was sie zu tun haben.

Bevor sich Mitarbeitende als Teil Ihres Teams verstehen, müssen sie an Bord geholt werden. Als Unternehmen mit internationaler Ausrichtung, vielen Home-Office-Stellen oder Non-Desk-Workers wissen Sie, welche zentrale Rolle das Onboarding neuer Mitarbeiter für den Erfolg Ihrer Firma spielt – denn es kann maßgeblich darüber entscheiden, ob sich Ihre Teammitglieder willkommen und motiviert fühlen oder lieber gleich die Reißleine ziehen.

• Ein intensives, digitales Onboarding spart in Zeiten des Fachkräftemangels Zeit und Kosten.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind schneller voll einsatzbereit und gehen ihre neuen Herausforderungen motivierter an.
• Spielerische Elemente in der Onboarding-App steigern die Motivation zusätzlich.
• Gleich zu Beginn wird so das Gefühl vermittelt, wertvoll für das Unternehmen zu sein.
• Darüber hinaus bindet der am Anfang notwendige Informationstransfer nicht zu viele Kapazitäten. Und damit profitiert auch das Team.

Häufige Fehler im Onboarding-Prozess sind fehlende Struktur, unklare Zuständigkeiten und Informationsüberflutung. Die Einarbeitung klappt nicht, wenn neue Mitarbeitende zu viele oder zu wenige Inhalte bekommen, wichtige Unterlagen fehlen oder schwer auffindbar sind. Beim Onboarding ausländischer Mitarbeiter sorgen zudem sprachliche Barrieren für erhebliche Schwierigkeiten.

Auch mangelnde Kommunikation, unpersönliche Einarbeitung und fehlendes Feedback führen dazu, dass sich Mitarbeitende nicht willkommen fühlen. Das Ergebnis fehlender oder schlechter Onboarding Maßnahmen: geringere Motivation und höhere Fluktuation. Mit einer digitalen Onboarding-App wie keelearning schaffen Unternehmen klare Abläufe, konsistente Inhalte und ein positives Willkommenserlebnis vom ersten Tag an.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist eine anspruchsvolle Aufgabe und erfordert ein durchdachtes Onboarding Konzept. Es geht nicht nur darum, ihnen ihre neuen Tätigkeiten näher zu bringen. Sie müssen ebenfalls in die Unternehmenskultur, die verschiedenen Teams und Abläufe integriert werden. Denn die soziale Integration neuer Mitarbeiter in ein bestehendes Team nimmt entscheidenden Einfluss auf die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Heutzutage können Personalverantwortliche auf digitale Lösungen zurückgreifen, die den Einarbeitungsprozess vereinfachen und effektiver gestalten. Dies wird als digitales Onboarding bezeichnet. Dabei erfolgt die Einarbeitung vollständig digital und verläuft teilweise automatisiert. Traditionelle Offline-Elemente wie gedruckte Checklisten sind nicht mehr erforderlich. Das trifft ebenso auf das Offboarding zu.

Konkret bezeichnet digitales Onboarding die strukturierte, technologiegestützte Einarbeitung mithilfe digitaler Tools wie einer Mitarbeiter Onboarding Software oder mobilen Apps.

• Statt Papierordnern und persönlichen Einweisungen werden alle relevanten Informationen, Schulungen und Aufgaben zentral über eine Onboarding-Plattform bereitgestellt – interaktiv, ortsunabhängig und mehrsprachig.
• Offline und Online Onboarding sind gleichermaßen möglich.
• Neue Teammitglieder können Inhalte flexibel am PC, Tablet oder Smartphone bearbeiten und sich so effizient in ihre Rolle einfinden.
• Unternehmen profitieren von automatisierten Prozessen, einheitlicher Wissensvermittlung und höherer Mitarbeiterbindung.

Mit der keelearning Onboarding-App gelingt virtuelles Onboarding skalierbar und motivierend – für ein positives Willkommenserlebnis ab Tag eins.

Immer mehr Unternehmen setzen auf Non-Desk-Workers oder Remote-Mitarbeitende im Home-Office. Durch unsere mobile Onboarding Software wird die orts- und zeitunabhängige Schulung von neuen Mitarbeitenden zum Kinderspiel: In der Onboarding Software inklusive App können Teammitglieder ganz einfach über ihr Smartphone auf Lerninhalte zugreifen – wann und wo es für sie passt.

Mit der keelearning App haben Sie ein Onboarding Tool an Ihrer Seite, das Ihnen Ressourcen einspart, Ihre Mitarbeitenden glücklich macht und Personalfluktuation ad acta legt:

• Mitarbeitende sind schneller voll einsatzbereit und gehen ihre neuen Herausforderungen motivierter an.
• Spielerische Elemente in dem Onboarding Tool steigern die Motivation zusätzlich.
• Gleich zu Beginn wird so das Gefühl vermittelt, wertvoll für das Unternehmen zu sein.
• Darüber hinaus bindet der am Anfang notwendige Informationstransfer nicht zu viele Kapazitäten. Und damit profitiert auch das Team.

Beim digitalen Einarbeitungsprozess mit keelearning haben Personalverantwortliche die Möglichkeit, den Onboarding-Vorgang mühelos im Backend des Systems zu steuern. Sie können sowohl festgelegte Einarbeitungsabläufe als auch maßgeschneiderte Programme für einzelne Mitarbeitende entwickeln. Die Benutzeroberfläche lässt sich häufig an die Corporate Identity des Unternehmens anpassen.

• Sobald die Mitarbeiter sich im System oder der mobilen Anwendung anmelden, erhalten sie ihren individuellen Einarbeitungsfahrplan, der alle erforderlichen Schulungen und Schritte umfasst.
• Diese Aufgaben können sie innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens erledigen.
• Zudem dient Ihnen unsere Mobile Onboarding Software als zentrale Anlaufstelle, wo sie stets alle relevanten Informationen und Dokumente für ihren Start abrufen können.

Unvorbereitete Einarbeitungssituationen und Personalfluktuation gehören dank unserem App Onboarding der Vergangenheit an.

Sie beschäftigen internationale Mitarbeitende und möchten diese mit einem mehrsprachigen Onboarding-Prozess überzeugen? Die Autotranslate-Funktion in keelearning macht es möglich. Mit nur einem Klick übersetzt unsere Onboarding Software Ihre Inhalte in verschiedene Sprachen. Damit Ihre Botschaft so ankommt, dass sie jeder Mitarbeitende versteht.

keelearning bietet eine umfassende Onboarding-Software, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, flexible und effiziente Onboarding-Prozesse zu gestalten. Mit dieser Software können Sie ihre neuen Mitarbeitenden optimal in das Unternehmen integrieren und den Einarbeitungsprozess deutlich verbessern.

Ob Onboarding für Führungskräfte oder Frontliner: Mit der intuitiven App stellen Sie sicher, dass ihre Teams von Anfang an produktiv arbeiten können. Eine professionelle Lösung, um den gesamten Onboarding-Prozess zu optimieren und die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Wer den Onboarding-Prozess mit digitalen Methoden begleitet, der ermöglicht nicht nur seinen Mitarbeitenden zahlreiche Vorteile. Vielmehr profitiert das Unternehmen auch selbst. Durch automatisierte Prozesse wird Zeit eingespart, die Kosten der Einarbeitungszeit werden reduziert und die Personalabteilungen haben stets alle wichtigen Dokumente, Kontaktdaten und Unterlagen zentral an einem Ort.

Einheitlichkeit und Aktualität statt Papierchaos:

• Eine Onboarding-App kann die Vielzahl an Handouts und E-Mails ersetzen und Überblick schaffen.
• Als Arbeitgeber treten Sie damit also von Tag 1 an professionell auf, steuern das digitale Onboarding zentral und sind dank Feedback-Funktion jederzeit für die neuen Angestellten da – ganz unabhängig von Ort und Zeit. Mobil und flexibel.
• Als besonderes Add-On können Sie Ihre Mitarbeitenden außerdem durch einen Gamification-Ansatz zusätzlich motivieren: Die Quiz-Funktion ermöglicht es, Wissen gegeneinander abzufragen und in kleinen Einheiten zu verinnerlichen.

Jetzt beraten lassen

• Benutzerverwaltung: Neue Nutzer anlegen, per csv-Upload importieren oder mit Ihrer HR-Software synchronisieren – die integrierte Benutzerverwaltung der E-Learning Software macht Administratoren das Leben leicht.
• Über die REST-API können Sie Nutzerdaten mit dem keelearning LMS synchronisieren. Automatisieren Sie das Erstellen, Aktualisieren und Löschen Ihrer Nutzer und sparen Sie Zeit in der Administration. Mehr zur REST-API.
• Einfacher Zugang per SingleSignOn: der Nutzer verwendet für das Login in keelearning die gleichen Zugangsdaten, die er bspsw. für seinen Windows-Account benutzt.
• Admin-Rollen: Teilen Sie sich die Verwaltung der Onboarding App mit mehreren Verantwortlichen in Ihrer Organisation und weisen Sie Rechte zu.
• Vouchers: Generieren Sie ganz einfach eine beliebige Anzahl an Vouchers, um individuell zu steuern, wer Zugriff auf welche Lerninhalte der Onboarding Plattform erhalten soll.

Die Kosten für eine Onboarding-App variieren je nach Umfang. Starten Sie schon ab 249,- Euro im Monat mit bis zu 50 Nutzern, zzgl. einer einmaligen Einrichtungsgebühr. Informieren Sie sich bei uns über Preismodelle und testen Sie in einer Demoversion den Umgang mit der Onboarding-Software von keeunit. Die Kosten sind schnell amortisiert: neue Mitarbeiter sind schneller einsatzbereit und das gesamte Team wird entlastet.

Je nach Aufgabenfeld kann das Onboarding zwischen wenigen Wochen und einigen Monaten dauern. Idealerweise finden sich alle neuen Mitarbeitenden schnell ins Onboarding ein – dank der intuitiven Handhabung der App. Die Einführung neuer Mitarbeiter beginnt am Tag der Entscheidung für neue Mitarbeitende und endet nach der vollständigen Einarbeitung.

In der Regel sollte das klassische Onboarding nach der Probezeit abgeschlossen sein, die genaue Zeit kann je nach Aufgabenbereich variieren. Eine Onboarding-App kann auch darüber hinaus genutzt werden, etwa für die kontinuierliche Weiterbildung und Kommunikation.

Sprich: Das Onboarding unterstützt den Beziehungsaufbau, eine App dient zusätzlich dem fortlaufenden Austausch über aktuelle Themen, die für die Beziehungspflege wichtig sind: vom Kantinenplan bis zur Veränderung von Prozessen.

Der erste Arbeitstag beginnt mit den Fragen, die sich vermutlich jeder neue Mitarbeiter stellt:

• Was erwartet mich an meinem ersten Arbeitstag?
• Wie sieht wohl der Arbeitsalltag im neuen Job aus?
• Habe ich mich richtig entschieden?
• Wer sind meine Kollegen?
• Was hat mein neuer Arbeitgeber zu bieten?

Unser Tipp: Starten Sie mit einem zielgerichteten digitalen Onboarding und dem Informationsfluss schon vor dem ersten Arbeitstag, beispielsweise mit einer Onboarding-App. So bauen Sie frühzeitig eine Bindung auf und sorgen für eine perfekte Integration neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Selbstverständlich. keelearning bietet eine mobile Lern-App mit vielfältigen Trainingsfunktionen. Ihr Nutzen geht weit über das Onboarding hinaus. Sie können damit alle Ihre Mitarbeitenden erreichen und kontinuierlich schulen. Je komplexer das Tätigkeitsfeld, desto wichtiger ist die Trainings-Funktion der App:

• Hier können beispielsweise Inhalte anhand von Karteikarten oder spielerisch im Quiz-Format erlernt werden.
• Dank künstlicher Intelligenz wird dabei jeder Mitarbeitende an seinem individuellen Lernstand abgeholt.
• Zur internen Kommunikation dient die Newsfunktion, über die wichtige Informationen per Push-Nachricht rausgegeben werden können.
• Zudem wird ein Feedback ermöglicht – auf Wunsch komplett anonym.