Belehrungen und Unterweisungen in der Kita: Pflichten, Fristen und digitale Umsetzung

Eine neue Erzieherin beginnt im März. Die nächste gemeinsame Infektionsschutzbelehrung ist allerdings erst für den Herbst geplant. Kann sie bis dahin ohne Belehrung arbeiten? Nein. Denn die gesetzlich vorgeschriebene Belehrung muss bereits vor Aufnahme ihrer Tätigkeit stattfinden.

Solche Situationen gehören zum Alltag vieler Kindertageseinrichtungen. Zwischen Personalmangel, kurzfristigen Vertretungen und der täglichen Betreuung bleibt wenig Zeit, um Pflichtbelehrungen und Unterweisungen zu organisieren. Trotzdem müssen Kita-Leitungen und Träger sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die erforderlichen Kenntnisse besitzen und die gesetzlichen Fristen eingehalten werden.

Zu den wichtigsten Pflichtbelehrungen in der Kita zählen Infektionsschutz, Arbeitsschutz, Brandschutz und gegebenenfalls Lebensmittelhygiene sowie Gefahrstoffe. Hinzu kommen wichtige Schulungsthemen wie Datenschutz, Kinderschutz und Erste Hilfe. Doch:

• Welche Belehrungen sind tatsächlich gesetzlich vorgeschrieben?
• Wie oft müssen sie stattfinden?
• Wie lassen sie sich zuverlässig dokumentieren?

Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Rechtsgrundlagen und zeigt, wie Sie Belehrungen organisieren, von der einzelnen Kita bis zum Träger mit mehreren Einrichtungen.

TL;DR: Belehrungen und Unterweisungen in der Kita

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Was ist der Unterschied zwischen Belehrung und Unterweisung?

Eine Belehrung informiert Beschäftigte über bestimmte gesetzliche Pflichten, Verbote und Verhaltensregeln. Eine Unterweisung vermittelt dagegen konkrete Kenntnisse und Handlungsanweisungen für die sichere Ausübung einer Tätigkeit. Die Begriffe werden im Kita-Alltag häufig gleichbedeutend verwendet, unterscheiden sich jedoch in ihrer rechtlichen Grundlage und Zielsetzung.

Ein typisches Beispiel für eine Belehrung ist der Infektionsschutz nach § 34 Abs. 5a IfSG. Mitarbeitende erfahren dabei, bei welchen Erkrankungen sie nicht in der Einrichtung tätig werden dürfen und welche Mitteilungspflichten bestehen.

Eine Arbeitsschutzunterweisung geht darüber hinaus. Sie behandelt beispielsweise:

• den sicheren Umgang mit Reinigungs- und Desinfektionsmitteln,

• das Verhalten bei einem Brand,

• Gefährdungen beim Heben und Tragen von Kindern,

• Maßnahmen zur Vermeidung von Arbeitsunfällen.

Die Anforderungen an solche Sicherheitsunterweisungen ergeben sich unter anderem aus dem Arbeitsschutzrecht und den Vorschriften der gesetzlichen Unfallversicherung.

Eine Schulung wiederum ist der allgemeinere Begriff für die Vermittlung von Wissen oder Fähigkeiten. Nicht jede Schulung ist automatisch eine gesetzlich vorgeschriebene Unterweisung.

Für die Praxis bedeutet das: Entscheidend ist nicht, wie eine Veranstaltung bezeichnet wird, sondern welche rechtlichen Anforderungen sie erfüllen muss.

Welche Belehrungen und Unterweisungen sind in der Kita Pflicht?

In Kindertageseinrichtungen ergeben sich Pflichtbelehrungen und Unterweisungen aus verschiedenen Gesetzen und Vorschriften. Nicht jedes Thema betrifft alle Mitarbeitenden, und nicht für jede Schulung existiert eine bundesweit einheitliche Wiederholungsfrist.

Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Anforderungen für Kitas in Deutschland.

Übersicht: Pflichtbelehrungen und Fristen in der Kita 2026

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Stand: Oktober 2026. Die Tabelle beschreibt bundesrechtliche Grundlagen und allgemeine Anforderungen. Landesrecht, Vorgaben der zuständigen Unfallkasse und behördliche Auflagen können zusätzliche Anforderungen enthalten.

Verantwortung und Dokumentation von Kita-Belehrungen

Die Verantwortung für Belehrungen und Unterweisungen liegt beim Kita-Träger als Arbeitgeber. Nach § 13 Arbeitsschutzgesetz können Aufgaben schriftlich an fachkundige Personen, beispielsweise die Kita-Leitung, übertragen werden. Die übergeordnete Kontrollverantwortung bleibt jedoch beim Träger. Bei größeren Organisationen übernimmt häufig das Qualitätsmanagement die zentrale Koordination.

Ein vollständiger Unterweisungsnachweis sollte Namen, Datum, Thema, verantwortliche Person, Teilnahmebestätigung und gegebenenfalls den nächsten Schulungstermin enthalten.

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Rechtsgrundlage:

• Infektionsschutz (§ 34 IfSG): Nachweise drei Jahre aufbewahren.
• Arbeitsschutz: Keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
• Lebensmittelhygiene (§ 43 IfSG): Erstbelehrungsbescheinigung und letzte Folgebelehrung aufbewahren und auf Verlangen vorlegen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Beitrag zur auditsicheren Dokumentation von Schulungsnachweisen.

Digitale Belehrungen in der Kita und ihre Grenzen

Viele Kita-Belehrungen lassen sich digital durchführen. Allerdings hängt die Zulässigkeit von der jeweiligen Rechtsgrundlage ab. Beispielsweise ist die Infektionsschutzbelehrung nach § 34 Abs. 5a IfSG grundsätzlich online möglich, sofern sie ordnungsgemäß erfolgt und dokumentiert wird.

Die Erstbelehrung nach § 43 IfSG muss dagegen durch das Gesundheitsamt oder eine befugte Stelle erfolgen. Einige Gesundheitsämter bieten dafür Online-Verfahren an.

Bei Arbeitsschutzunterweisungen verlangt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) außerdem persönliche Rückfragemöglichkeiten und eine Verständniskontrolle. Reines Selbststudium reicht deshalb nicht aus.

Praktische Schulungen wie Erste-Hilfe-Kurse, Räumungsübungen oder Feuerlöschübungen können ebenfalls nicht vollständig digital ersetzt werden. Deshalb bietet sich Blended Learning an, das digitale Lerninhalte mit persönlichen Einweisungen und Übungen kombiniert.

Zentrale Organisation entlastet größere Kita-Träger

Je mehr Einrichtungen ein Träger betreibt, desto aufwendiger wird die Organisation von Pflichtbelehrungen. Personalwechsel, unterschiedliche Arbeitszeiten und dezentrale Nachweise erschweren die Fristenkontrolle. Zudem muss das Qualitätsmanagement häufig Schulungsstände aus verschiedenen Einrichtungen manuell zusammentragen.

Eine zentrale Lernplattform vereinfacht diese Prozesse. Pflichtschulungen lassen sich standortübergreifend zuweisen, Wiederholungen automatisch planen und Nachweise zentral auswerten.

Darüber hinaus ermöglicht mobiles Lernen den Mitarbeitenden, Schulungsinhalte flexibel über ihr Smartphone abzurufen. Dadurch erreichen Kita-Träger auch Beschäftigte ohne festen Büroarbeitsplatz und reduzieren den organisatorischen Aufwand.

Praxisbeispiel: Wie Terminal for Kids Schulungen für knapp 40 Kitas zentral steuert

Die Terminal for Kids gGmbH zeigt, wie sich Schulungen bei einem dezentral organisierten Kita-Träger vereinheitlichen lassen. Der Träger betreibt knapp 40 Einrichtungen im Rhein-Main-Gebiet und in Bonn und nutzt keelearning zur zentralen Organisation seiner Mitarbeiterschulungen.

Früher bedeuteten Schulungen häufig, dass Verantwortliche mit einem Moderationskoffer zu den einzelnen Standorten fahren mussten. Alternativ lag die Weitergabe wichtiger Informationen bei den jeweiligen Kita-Leitungen. Dadurch entstanden zusätzlicher Abstimmungsaufwand und das Risiko, dass Informationen nicht alle Mitarbeitenden erreichten.

Besonders schwierig waren Pflichtschulungen für Beschäftigte, die zwischen zwei fest geplanten Terminen ihre Tätigkeit aufnahmen. Auch das Zusammentragen der Schulungskennzahlen für das Qualitätsmanagement erfolgte manuell.

Mit keelearning organisiert Terminal for Kids heute Pflichtschulungen, Onboarding und Fortbildungen über eine gemeinsame Plattform. Dazu gehören unter anderem Infektionsschutz, Datenschutz und die Planung von Konzeptionstagen mit parallelen Workshops.

Das integrierte Terminmodul unterstützt dabei die Verwaltung von Veranstaltungen mit unterschiedlichen Teilnehmerlimits.

„Das Terminmodul hat uns diese riesige Logistikaufgabe einfach abgenommen mit einem Klick.“

Rui Oliveira, Senior Fachbereichsleitung TFK Academy, Terminal for Kids gGmbH

Die Ergebnisse aus der Case Study (Stand: September 2026):

• Mehr als 100 erstellte Kurse
• Rund 130 Stunden jährliche Zeitersparnis pro Pflichtkurs
• Knapp 40 zentral verwaltete Standorte
• Höhere Abdeckquote bei Pflichtschulungen, auch bei Personalwechsel
• Automatisierte Zertifikate und direkt abrufbare QM-Kennzahlen

Damit zeigt das Beispiel, dass digitale Schulungsorganisation nicht nur die Verwaltung vereinfacht, sondern auch die Kita-Leitungen im Alltag entlasten kann.

Erfahren Sie, wie Terminal for Kids knapp 40 Kitas zentral schult

Belehrungen trägerweit zentral organisieren

Eine effiziente Schulungsorganisation erfordert klare Zuständigkeiten, feste Fristen und eine zentrale Dokumentation. So stellen Kita-Träger sicher, dass alle Mitarbeitenden die notwendigen Belehrungen rechtzeitig absolvieren.

Diese fünf Schritte helfen bei der Umsetzung:

1. Pflichtschulungen festlegen: Erfassen Sie alle erforderlichen Belehrungen unter Berücksichtigung gesetzlicher und landesrechtlicher Vorgaben.
2. Mitarbeitende zuordnen: Bestimmen Sie, welche Schulungen pädagogisches Personal, Küchenkräfte oder Verwaltung benötigen.
3. Fristen und Verantwortlichkeiten definieren: Legen Sie Wiederholungsintervalle fest und klären Sie die Zuständigkeiten.
4. Schulungen organisieren: Kombinieren Sie digitale Lerninhalte mit notwendigen Präsenzveranstaltungen.
5. Nachweise zentral verwalten: Kontrollieren Sie Teilnahmen und dokumentieren Sie absolvierte Schulungen.

Berücksichtigen Sie dabei auch Personalwechsel und neue Mitarbeitende. Dadurch bleiben Pflichtbelehrungen dauerhaft aktuell.

Praxistipp: Mit dem kostenlosen interaktiven Unterweisungs-Check 2026 erkennen Sie Verbesserungspotenziale in Ihrer Schulungsorganisation.

Eine Lernplattform lohnt sich vor allem für größere Kita-Träger

Für einzelne Kitas reichen häufig Unterweisungsordner und Fristenübersichten. Bei mehreren Standorten oder rund 100 Mitarbeitenden kann eine Lernplattform wie keelearning die Organisation von Pflichtbelehrungen deutlich vereinfachen. Dafür bietet keelearning folgende Funktionen:

• Automatische Erinnerungen: Das Eskalationsmanagement überwacht Fristen und erinnert an wiederkehrende Pflichtschulungen.
• Fertige Lerninhalte: Die Kursbibliothek bietet über 150 Kurse und Vorlagen, beispielsweise zu Hygiene und Arbeitssicherheit.
• Zentrale Nachweise: Analytics & Reportings ermöglicht die Auswertung von Schulungsständen und Qualifikationen.
• Flexible Schulungsformate: Blended Learning kombiniert digitale Kurse mit notwendigen Präsenzschulungen.
• Standortübergreifendes Lernen: Mobile Schulungen, automatische Übersetzungen in über 20 Sprachen und die Multi-Mandantenfähigkeit erleichtern die Organisation mehrerer Einrichtungen.

Dadurch reduzieren größere Kita-Träger ihren Verwaltungsaufwand und behalten Pflichtschulungen sowie Nachweise zentral im Blick. Die rechtlichen Anforderungen an die Durchführung bleiben dabei bestehen.

Schulungsinhalte mit keelearning umsetzen

Mit keelearning lassen sich Schulungsinhalte verteilen, Fristen überwachen, Teilnahmen nachverfolgen und Präsenztermine organisieren. So verbringen Kita-Leitungen und QM-Verantwortliche weniger Zeit mit der Koordination und können sich stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

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Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die genannten Rechtsgrundlagen und Fristen entsprechen dem recherchierten Stand von Oktober 2026. Landesrechtliche Besonderheiten, Vorgaben der zuständigen Unfallversicherungsträger und behördliche Auflagen können zusätzliche Anforderungen begründen. Im Zweifel sollten Sie die für Ihre Einrichtung zuständigen Stellen konsultieren.

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FAQ: Häufige Fragen zu Belehrungen in der Kita

Wie oft muss die Infektionsschutzbelehrung in der Kita wiederholt werden?

Nach § 34 Abs. 5a IfSG vor Tätigkeitsbeginn und danach mindestens alle zwei Jahre. Der Nachweis muss drei Jahre aufbewahrt werden.

Sind jährliche Belehrungen in der Kita Pflicht?

Ja, beispielsweise bei Arbeitsschutz und Brandschutz. Mit keelearning lassen sich wiederkehrende Pflichtschulungen automatisch planen und überwachen.

Dürfen Kita-Belehrungen online durchgeführt werden?

Ja, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Allerdings müssen persönliche Rückfragen möglich sein und praktische Übungen weiterhin vor Ort stattfinden.

Müssen Praktikant*innen und Aushilfen ebenfalls belehrt werden?

Ja, abhängig von ihrer Tätigkeit. Bei regelmäßigem Kontakt zu betreuten Kindern ist beispielsweise eine Infektionsschutzbelehrung vor dem ersten Einsatz erforderlich.

Wie lange müssen Belehrungsnachweise aufbewahrt werden?

Bei Infektionsschutzbelehrungen nach § 34 Abs. 5a IfSG drei Jahre. Andere Fristen hängen von der jeweiligen Vorschrift ab. Mit keelearning können Kita-Träger ihre Schulungsnachweise zentral verwalten.

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